Innovatie binnen de fertiliteitszorg bij Medisch Centrum Kinderwens

In de indrukwekkende wereld van de fertiliteitszorg speelt effectieve en snelle communicatie een cruciale rol. Medisch Centrum Kinderwens omarmde de innovatieve benadering van Caro Health om het Intra-Uteriene Inseminatie (IUI)-traject te stroomlijnen en te verbeteren. We delen het verhaal van Caroline Diepeveen, IUI-coördinator bij Medisch Centrum Kinderwens en Arne van Heusden, directeur bij Medisch Centrum Kinderwens, waarin ze vertellen over hun ervaringen met de samenwerking met Caro Health.

‍Cliënten volgen was een tijdrovend proces

Tijdens het IUI-traject is het essentieel om cliënten nauwlettend te volgen, zodat Medisch Centrum Kinderwens hen de benodigde aandacht kan geven wanneer dit nodig is. Caroline legt het proces voor de inzet van de Caro app uit: “Door voor elke cliënt taken aan te maken en deze regelmatig in te plannen, ontvingen we dagelijks een lijst met cliënten waarvan we die dag het dossier moesten bekijken. Zo konden we het traject van elke cliënt volgen en extra aandacht geven als dat nodig was, bijvoorbeeld bij een miskraam. Vaak bleek achteraf dat we iemand niet hoefden te bellen of te ondersteunen. Maar, als we deze taken niet dagelijks controleerden, merkten we niet op tijd op als er iets aan de hand was,” licht Caroline toe. 

“De takenlijst werd steeds langer, en op een gegeven moment moesten we dagelijks 60 tot 70 vrouwen controleren. Het was elke dag een race tegen de klok om alle taken te voltooien. Op het moment dat je iemand had die écht behoefte had aan contact, bijvoorbeeld omdat ze al zoveel behandelingen had gehad en het niet meer zag zitten, was er eigenlijk niet genoeg tijd voor.”

Een gerichtere aanpak via de Caro app

Dit proces leidde dus tot een overbelaste takenlijst voor de medewerkers en een tekort aan tijd voor persoonlijke aandacht voor de cliënten. ‘Dat moet anders!’, dachten ze bij Medisch Centrum Kinderwens. Om deze uitdagingen aan te pakken sloegen Medisch Centrum Kinderwens en Caro Health in 2022 de handen ineen. Samen werd het behandelpad in de Caro app uitgedacht, inclusief de benodigde functionaliteiten. “Dat was echt fantastisch om te doen,” vertelt Caroline enthousiast.

"Caro heeft ons geholpen om gerichter te werk te gaan," zegt Caroline. "Voorheen moesten we onnodig veel dossiers controleren. De app geeft ons nu het grote overzicht zonder de overweldigende takenlijsten. We kunnen precies zien wie extra aandacht nodig heeft en ontvangen notificaties wanneer cliënten extra ondersteuning wensen. Dit levert een grote tijdsbesparing op."

Eenvoudige communicatie met cliënten

Ook bij het doorgeven van uitslagen, zoals van een ovulatietest of zwangerschapstest, heeft de Caro app een verbeterslag bewerkstelligd. Voorheen moesten cliënten drie verschillende e-mailadressen en twee telefoonnummers gebruiken om informatie door te geven, formulieren in te vullen en afspraken te maken. “Vaak vergaten cliënten te melden dat ze hun eerste menstruatie hadden gehad, of hadden ze het verkeerde formulier ingevuld,” vertelt Caroline.

“Nu hebben cliënten één app op hun telefoon. Ze krijgen een notificatie op het moment dat ze een vragenlijst moeten invullen of iets belangrijks moeten lezen. Wanneer ze de app openen, kunnen ze de vragenlijst eenvoudig invullen, zich inlezen op de volgende stap in hun traject of met ons chatten. Heel handig en efficiënt!”

Hogere cliënttevredenheid

Het gebruik van Caro Health heeft niet alleen de efficiëntie vergroot, maar ook de tevredenheid onder cliënten verhoogd. "We merken aanzienlijk verschil in de cliënttevredenheid," legt Caroline uit. "Onze Net Promoter Score is 18 punten omhoog gegaan, wat aangeeft dat de app wordt gewaardeerd door onze cliënten. De app geeft ze houvast, in de breedste zin van het woord. Cliënten hebben Medisch Centrum Kinderwens letterlijk onder de knop zitten. Ze kunnen chatten, gegevens doorgeven en hebben alle benodigde informatie binnen handbereik. Het is een enorme stap voorwaarts in verwachtingsmanagement en de kwaliteit van onze zorg."

Ook Arne, directeur van Medisch Centrum Kinderwens, benadrukt deze stijging in cliënttevredenheid: “De behoefte aan een app zoals deze is uiterst groot; cliënttevredenheid is uitermate belangrijk. Dankzij de Caro app ligt onze NPS boven de benchmark.”

Dr. Arne van Heusden - Gynaecoloog en Directeur MC Kinderwens

De toekomst van fertiliteitszorg 

Caroline dringt er bij andere fertiliteitsklinieken op aan om Caro Health serieus te overwegen. "Met Caro ga je mee met je tijd en lever je veel betere service aan je cliënten. We worden minder gebeld en kunnen gerichter ondersteunen via de app. We hebben meer tijd over om echt in iemands case te duiken en ze de persoonlijke aandacht te geven die ze nodig hebben.”

Caro Health heeft dus niet alleen het zorgproces van Medisch Centrum Kinderwens getransformeerd, maar ook de algehele ervaring van cliënten en medewerkers verbeterd. Het is een inspirerend voorbeeld van hoe innovatie in de zorgsector een tastbaar verschil kan maken.