In de snel evoluerende wereld van medische zorg is innovatie een absolute noodzaak. Het verhogen van de efficiëntie en het verbeteren van de patiëntenzorg zijn cruciale doelen voor elke zorginstelling. Flexclinics, een zelfstandig behandelcentrum (ZBC) dat is gespecialiseerd in orthopedische- en plastische chirurgie, koos voor Caro Health om deze doelen te bereiken.

In dit artikel richten we onze blik op het implementatieproces van de Flexclinics app, gezien door de ogen van Annemiek Commerell. Als Manager Front en Back Office heeft zij van dichtbij mogen meemaken hoe dit proces niet alleen soepeler verliep dan verwacht, maar ook boven verwachting efficiënt bleek. We nemen je graag mee door haar perspectief in dit traject.

Het implementatieproces in vijf stappen

Op 19 juli 2023 ging het implementatieproces officieel van start met een kick-off bij Flexclinics in Utrecht. Tijdens deze bijeenkomst waren we omringd door een kleine groep zorgprofessionals, waaronder de enthousiaste Annemiek."Tijdens deze sessie hebben we heldere uitleg gekregen over hoe de app en het backend systeem werken, en hoe de behandelingen zijn opgebouwd. Daarnaast kregen we een voorproefje van hoe onze Flexclinics app in eigen huisstijl er uiteindelijk zou uitzien, zowel voor ons als voor de patiënten," licht Annemiek toe.

De kick-off fungeerde als het startschot voor een naadloos proces. Het team van Flexclinics ging aan de slag met het verzamelen van bestaande behandelinformatie, zoals brochures en foto's, die onze implementatie specialist Fleur Kerssemakers vervolgens gebruikte om de eerste twee behandelingen te implementeren in het Content Management Systeem (CMS). In dit backend systeem worden de behandelingen, ook wel zorgpaden, geïmplementeerd en beheerd.

Na een korte CMS-training was Annemiek, samen met twee Orthopedie- en Plastische chirurgie consulenten en Founding partner & Anesthesioloog Peter van Aggelen goed voorbereid om met het systeem te werken en de inhoud van de behandelingen te controleren. "Iedereen die met een computer kan werken, kan met het CMS overweg. Het is zeer gebruiksvriendelijk," benadrukt Annemiek. "Onze rol tijdens het implementatieproces was voornamelijk de inhoud van de behandelingen nalopen, om te kijken of de informatie overeenkomt met onze richtlijnen en instructies. Caro geeft al een heel compleet stuk waarmee wij aan de slag kunnen," legt Annemiek uit.

Vier behandelingen geïntegreerd met minimale inspanning

Na het controleren van de inhoud van de behandelingen vond er een gezamenlijke testsessie plaats en werden de puntjes op de i gezet. Hierna was de app klaar om live te gaan op 1 september, precies zes weken na de start van het implementatieproces.

In deze korte periode werden in totaal vier behandelingen succesvol geïntegreerd: knieprothese, heupprothese, buikwandcorrectie en borstcorrectie. Annemiek en haar team waren aangenaam verrast met de lage werkdruk rondom het implementatieproces: "Ik had verwacht dat het heel erg veel werk zou zijn, en dat we heel veel input zouden moeten aanleveren en verwerken, maar daar ben ik zeer aangenaam in verrast," deelt Annemiek positief. “We hadden slechts een paar uurtjes per behandeling nodig."

‍

Voortdurende optimalisatie van de app

Een maand na de lancering vindt altijd de eerste evaluatie plaats. Dit type evaluatiemomenten is een terugkerend proces, waarbij feedback van zowel patiënten als medewerkers wordt besproken en gebruikt om de app voortdurend te optimaliseren. De eerste resultaten van de Flexclinics app zijn inmiddels bekend: patiënten geven de app gemiddeld een 8,5! “De app voorziet in fijne informatie op het moment dat het nodig is. De adviezen die worden gegeven op basis van je klachten bieden veel steun, omdat je als patiënt vaak onzeker bent over de klachten en de voortgang ervan,” vertelt een patiënt.

“De app voorziet in fijne informatie op het moment dat het nodig is. De adviezen die worden gegeven op basis van je klachten bieden veel steun, omdat je als patiënt vaak onzeker bent over de klachten en de voortgang ervan.”

Binnen zes weken was de app draaiend

"Het hele proces verliep heel soepel. Het is fijn dat we in het CMS zelfstandig aanpassingen kunnen doen waardoor we niet afhankelijk zijn van Caro." merkt Annemiek op. Ze was ook te spreken over de duidelijke, vlotte begeleiding. "Na het stellen van een vraag konden we vrijwel direct verder, wat het proces versnelde. Zonder de goede, snelle ondersteuning van Fleur en haar collega’s was het een veel langer verhaal geworden." voegt ze toe.

Vertrouwen in de toekomst

Annemiek benadrukt dat de Flexclinics app hen in staat stelt patiënten van belangrijke informatie te voorzien en betere communicatie te faciliteren. "Patiënten hebben nu toegang tot alle benodigde informatie op één plek en kunnen de app gebruiken om met ons te communiceren. Alles is geconcentreerd in één app," zegt ze enthousiast. Ze zijn vooral te spreken over de chatfunctie en de mogelijkheid om patiënten te herinneren aan facturen en betalingstermijnen, wat tijd en geld kan besparen.

"Vooral de chatfunctie ervaren we als zeer prettig. Elke keer als we een nieuw chatbericht van een patiënt ontvangen, krijgen we ook een e-mailmelding." legt Annemiek uit. De chat blijkt een efficiënte manier om patiëntvragen te beantwoorden. "Een chatbericht kun je in je eigen tijd beantwoorden en je hebt de mogelijkheid om een antwoord op te zoeken. Dit in tegenstelling tot een telefoongesprek, waarbij je soms moet terugbellen omdat je het antwoord niet meteen paraat hebt," voegt ze toe.

Met een soepel implementatieproces en de ondersteuning van Caro Health heeft Flexclinics hun app snel en efficiënt geïmplementeerd. Annemiek heeft er alle vertrouwen in dat de app aan hun verwachtingen zal voldoen en zal bijdragen aan een verbeterde patiëntervaring.